Customer Succes Story – W.E.C. Lines

“ Door de automatische verwerking van de facturen van de agenten besparen wij veel tijd. Binnen de facturatie-afdeling is de winst op jaarbasis zelfs 2 FTE ” - Johan van den Hartigh, cost and revenue controller W.E.C Lines

W.E.C. Lines B.V. uit Rotterdam is een dynamische maritieme transportorganisatie gespecialiseerd in het vervoer van containers. De dienstverlening concentreert zich vooral op Engeland, Portugal, Spanje, Canarische Eilanden, Noord-Afrika, Oost Afrika en Cuba. Johan den Hartigh is inmiddels meer dan 14 jaar werkzaam bij W.E.C. Lines en verantwoordelijk voor het ERP-project bij W.E.C. Lines.

Oude situatie

Johan den Hartigh begint enthousiast met zijn verhaal. “Bij W.E.C. Lines werken wij met agenten over de hele wereld. Zij reserveren containers voor het vervoeren van lading voor onze klanten. Deze agenten voeren hun boekingen rechtstreeks in via het online reserveringssysteem Odyssey. Is de reservering ingevoerd dan genereert Odyssey een bill of lading. Hierop staat alle informatie over deze reservering en de kosten voor het vervoeren van deze lading. Vroeger werd deze bill of lading handmatig gecontroleerd en ingevoerd in onze Coolplex maatwerk software-oplossing op de AS/400. In deze applicatie berekenden wij vervolgens het eindresultaat van de reis. In een later stadium was er wel een koppeling met Odyssey en werden de reserveringsgegevens geïmporteerd via een file. De gegevens in deze file waren echter niet compleet. Wij moesten deze gegevens handmatig controleren en aanvullen met gegevens van de klant. Tot slot werd ook de eindberekening nog handmatig uitgevoerd. Je kunt je voorstellen dat de grote hoeveelheid handmatige invoer van gegevens voor veel werk zorgde en dat hierdoor de kans op fouten toenam. De facturatie moest eenvoudiger om een betere begroting te kunnen maken en een beter resultaat te kunnen boeken. Kortom: onze software was toe aan vervanging”.

De oplossing

“Thinkwise heeft nog tijdens de acquisitiefase met hun testdrive het bewijs geleverd dat onze bedrijfsprocessen voor hen geen enkel probleem opleverden. Tijdens de intake voor de testdrive wisten zij in minder dan 2 uur hoe onze businessprocessen werken. Dit gaf ons vertrouwen voor de rest van het ERP-project. Tijdens het vervolgtraject is onze software-oplossing vervangen door de Thinkwise oplossing: ThinkWEC. Wanneer agenten nu een boeking invoeren in Odyssey en deze boeking is definitief dan wordt er automatisch een bericht gestuurd naar ThinkWEC. ThinkWEC genereert daarna een berekening met daarop het resultaat van deze verscheping. Er is geen handmatige invoer van gegevens meer, er worden geen files meer geïmporteerd en de calculaties worden automatisch door ThinkWEC uitgevoerd op basis van zorgvuldig ingevoerde rekenregels .Vanuit ThinkWEC is er een koppeling gerealiseerd met ProActive en FIS. ProActive is een digitaal archief voor de inkoopfacturen waarin worden de inkoopfacturen verwerkt. De financiële afhandeling gebeurt in FIS”.

Verlaagde werkdruk en tijdsbesparing

De tijdsbesparing loopt als een rode draad door het enthousiaste verhaal van Johan den Hartigh. “Door de automatische verwerking van de facturen van de agenten besparen wij veel tijd. Binnen de facturatie-afdeling is de winst zelfs 2 FTE. De werkdruk is verlaagd en zij hebben tijd gekregen voor andere werkzaamheden bijvoorbeeld op het gebied van managementondersteuning. Doordat de managementinformatie geïntegreerd is in ThinkWEC zijn aparte Excel applicaties verleden tijd en is onze informatie altijd up-to-date”.

Toekomst

“Wij werken op dit moment nog op de AS/400 van IBM met een verouderde Maintenance en Repair module. Deze willen wij ook integreren in ThinkWEC. Dit betekent dat de verwerking van de gegevens na de inspectie van een container automatisch in ThinkWEC gebeurt. Bij de eindinspectie kan een schade worden geconstateerd die via een tablet in ThinkWEC wordt ingevoerd. Hieruit volgt een automatische afhandeling met foto en tekst richting reparateur en facturatie. Ook dit zorgt weer voor meer efficiëntie en tijdsbesparing”, besluit Johan den Hartigh zijn verhaal.

Delen