Naarmate de organisatie groeide, liepen de bestaande systemen steeds vaker tegen hun grenzen aan.

De vorige applicatie was gebouwd in Microsoft Access (VBA). Dat maakte het lastig om het systeem goed te onderhouden, uit te breiden en mee te laten groeien met de organisatie.

Veel kritische processen, met name rondom chauffeurs, waren bovendien nog papiergedreven. Tegelijkertijd was de software inflexibel, lastig te beheren en volledig afhankelijk van externe partijen voor zelfs kleine aanpassingen.

“Het vorige systeem was traag en niet gebruiksvriendelijk. Bovendien kostte elke wijziging tijd en waren we volledig afhankelijk van de leverancier.”
— Adrian Radu, IT Manager bij Fly by Nite 

Die afhankelijkheid zorgde voor een duidelijke bottleneck. Nieuwe functionaliteit kon alleen op aanvraag worden toegevoegd, deployments waren complex en beperkend, en het systeem sloot steeds minder goed aan op de praktijk.

Voor IT was het gebrek aan controle het grootste probleem.

“We konden zelf niets aanpassen, voor elke wijziging hadden we externe hulp nodig.”

Fly By Nite kwam in contact met Thinkwise via een businesspartner die al met het platform werkte. Wat direct opviel, was niet alleen de technologie, maar vooral de manier van werken.

In plaats van hard-coded aanpassingen, database scripts en complexe migraties, werkt Thinkwise modelgedreven. Aanpassingen worden op modelniveau doorgevoerd, waarna het platform automatisch zorgt voor validatie, deployment en database-aanpassingen.

“In onze vorige systemen waren updates complex en vereisten ze handmatige database-aanpassingen. Met Thinkwise wordt dat grotendeels door het platform zelf opgelost.”

De implementatie was pragmatisch en gericht op snel resultaat.

Het systeem werd gefaseerd uitgerold. De eerste fase was binnen 12 maanden gerealiseerd: van requirements naar een volledig werkend ERP-systeem.

Dit gebeurde in nauwe samenwerking met twee Thinkwise developers en stakeholders uit de hele organisatie, die actief meedachten en feedback gaven.

“De kennis en ervaring van de developers vielen direct op, maar ook hun manier van werken. Ze waren prettig in de samenwerking en begrepen goed wat we nodig hadden.”

De impact was zichtbaar in de hele organisatie. Papiergedreven processen zijn vervangen door digitale workflows, waardoor processen sneller en consistenter verlopen.

Ingebouwde logica ondersteunt gebruikers in hun dagelijkse werk, reageert automatisch op verschillende situaties en signaleert mogelijke issues in real-time. Gebruikers profiteren daarnaast van meer flexibiliteit, met configureerbare schermen en betere toegang tot data. Maar het grootste verschil zit in hoe snel de organisatie kan inspelen op veranderingen.

“Waar wijzigingen vroeger weken duurden en externe inzet vereisten, passen we het systeem nu zelf aan - gewoon in de dagelijkse operatie.”

Die flexibiliteit maakt het mogelijk om het systeem continu uit te breiden. Zo ontwikkelde het team bijvoorbeeld zelf een declaratiemodule, inclusief upload van bonnetjes, goedkeuringsflows en financiële verwerking.

Als hiervoor een aparte oplossing was aangeschaft, zou dit hebben geleid tot terugkerende kosten per gebruiker -  aanzienlijk bij een organisatie met honderden chauffeurs. Door dit intern te ontwikkelen, zijn die kosten volledig vermeden.

Updates worden niet langer bepaald door kosten en complexiteit, maar door de prioriteiten van het team zelf.

Software is daarmee geen rem meer, maar een versneller. Verbeteringen zijn geen projecten meer, maar onderdeel van de dagelijkse praktijk.

Het succes van het project is volgens Fly By Nite te danken aan de samenwerking tussen business en IT, gecombineerd met de expertise van het Thinkwise team.

De investering in modernisering levert inmiddels duidelijke waarde op - niet alleen in efficiëntie, maar vooral in flexibiliteit en controle.

“We zijn niet alleen efficiënter, maar hebben nu ook de flexibiliteit en controle om continu te verbeteren.”

Dat is merkbaar in de dagelijkse operatie, maar ook in hoe de organisatie naar verandering kijkt.

“De tijd die je nu investeert in het verbeteren van processen, verdien je dagelijks terug - in hoe mensen werken en hoe processen verlopen.”

Voor organisaties die nog twijfelen is het advies helder:

“Op het moment dat je de stap zet, verbeter je niet alleen je systemen — je verandert hoe je organisatie werkt: sneller, efficiënter en met meer controle.”