Omoda moderniseert volledige bedrijfssoftware met Thinkwise
37+
WINKELS en WEBSHOPS
100%
GEPERSONALISEERDE
7+
SYSTEMEN
Martijn van der Maas werd in 2017 aangesteld als IT-manager om het beheer en onderhoud van de bedrijfssoftware te optimaliseren en meer software in huis te gaan ontwikkelen.
“De ervaringen met outsourcen waren namelijk niet altijd positief”, vertelt hij. “Het was relatief duur terwijl we naar ons idee te weinig grip hadden op eindresultaat. Dat zelf doen zit echt in het DNA van Omoda, daarom doen we alle distributie ook zelf, dat onderscheidt ons. We proberen zo lean mogelijk te zijn, op de kosten te letten en zo min mogelijk uit te besteden.”
Eind 2017 werd begonnen met het insourcen van software. Het ERP-systeem draaide destijds op een toen al verouderd AS/400 systeem. Binnen het IT-team was vooral veel Java kennis en ervaring aanwezig. Een aantal applicaties buiten het ERP-systeem om zijn toen zelf gemaakt met Java. Zo ontstonden oplossingen rondom het verouderde ERP-systeem zelf. Het oorspronkelijke idee was om het ERP ook met Java te bouwen. Op dat moment was dat een logische gedachte want het team bestond immers uit enthousiaste Java programmeurs. Dat werd problematisch omdat de business vanuit Omoda ook andere applicaties wilde hebben vanwege de snelle groei van het bedrijf. Van der Maas realiseerde zich toen dat het nodig was om op een snellere manier software te gaan maken.
“De grootste uitdaging was het veroudererde ERP-systeem”, volgens Van der Maas. “In de loop van de jaren is er van alles aan toegevoegd en veranderend. Het werd een uitdaging om dat geheel in de toekomst te kunnen blijven onderhouden.”
“We liepen daar toen op vast: ondanks alle ambities die we hadden om zelf software te bouwen en te onderhouden moesten we toegeven dat we dat niet konden leveren. Voor de lange termijn konden we geen garantie geven dat we het platform konden onderhouden met de eigen mensen. Daarom zijn we gaan kijken naar alternatieven. Het doel was om het ERP-systeem volledig te vervangen.”“ We kunnen nu in bijna elke behoefte van de eindgebruiker voorzien. Dat zou nooit gelukt zijn met standaard software. Bij een standaard pakket horen wij te vaak ‘dat zit er niet in’ en dan moet je je conformeren aan de marktstandaard. Dat past niet bij Omoda, wij gaan liever voor maatwerk voor onze klanten.“
In de retail is het eat or be eaten: je moet groeien anders red je het niet. Veel retailbedrijven die niet zijn veranderd met de markt hebben het moeilijk of zijn inmiddels verdwenen.
“Die flexibiliteit was voor ons dan ook een absolute voorwaarde. We hebben ook de business meegenomen in de beslisvorming. Wij vinden dit niet zozeer een project voor de IT-afdeling maar écht een verandering die bedrijfsbreed gedragen moet worden”, vertelt van der Maas.
In het vooronderzoek is ook gekeken naar standaardpakketten, SAP en Dynamics 365. Maar volgens Van der Maas wegen de voordelen van dit soort pakketten niet op tegen het nadeel van het gebrek aan flexibiliteit.
“En die flexibiliteit is juist wat we willen als ontwikkelclub”, stelt Van dert Maas. “Het opnieuw customizen van standaard schermen zou nog eens additionele investeringen vergen. Alles wat niet standaard is gaat bij pakketsoftware lastiger. Bij Thinkwise is het veel makkelijker om zaken naar eigen inzicht aan te passen.”
In 2018 is Omoda opzoek gegaan naar een software development partner die kan ondersteunen en adviseren op het gebied van ERP oplossingen. Vanenburg is destijds als de software development partner geselecteerd en ondersteunt en adviseert Omoda op het gebied van ERP-oplossingen. De samenwerking met Vanenburg begon met het maken van een adviesrapport. In dit rapport werden de opties voorgelegd en het gebruik van Thinkwise werd voorgesteld voor deze uitdaging.
Aan de hand van het advies van Vanenburg begon het bedrijf met de migratie van de eerste onderdelen van het AS/400-systeem. Een derde van het systeem kon goed gemigreerd worden echter kon tweederde simpelweg niet opgedeeld worden in kleinere delen. Om complexe verbindingen te vermijden moest dit als één geheel gemigreerd en omgebouwd worden met Thinkwise. Om dit te realiseren werken vanuit Vanenburg vier fulltime Thinkwise developers nauw samen met het IT-team van Omoda.
Model gedreven software ontwikkeling had direct de voorkeur van Omoda omdat traditioneel programmeerwerk daarmee grotendeels overgeslagen wordt. Die meerwaarde van een hoge ontwikkelsnelheid was erg belangrijk. Het zwaartepunt voor de ERP-software ligt bij de opbouw van front-end schermen. Denk aan een klantorder en de verschillende stadia van zo’n order.
Er werden toen demo’s van verschillende aanbieders vergeleken. Thinkwise kwam als winnaar uit de bus.
“Bij andere aanbieders hadden we het idee dat ze sterk waren in het snel ontwikkelen van applicaties los van het ERP. Wij wilden juist het ERP-systeem zélf vervangen. En wat verder een pré was voor Thinkwise is de volledige toegang tot de database. Bij andere aanbieders was dat helemaal niet mogelijk en hadden wij er als ontwikkelclub geen invloed meer op. Voor Omoda was dit een no-brainer, onze IT’ers willen grip hebben op de data en de performance daarvan.”
Volgens Van der Maas was er in eerste instantie scepsis binnen het IT-team om deels af te stappen van het vertrouwde Java. Na de proof of value (POV) veranderde die houding omdat toen duidelijk werd wat de kracht is van het Thinkwise platform. Zes weken na de briefing kreeg Omoda een overtuigende demo te zien van de inkoopadministratie. Deze POV werd ook met collega’s van andere afdelingen gedeeld. Zij hebben vooral de UI beoordeeld van de verschillende schermen. Daarna was er toestemming om door te gaan.
“De inkoopadministratie vonden wij een overzichtelijke module om mee te starten en om in een paar maanden op te leveren. Na die zes weken hadden we een product staan dat ons alle vertrouwen gaf om door te gaan.”
Toen is meteen de module met inkooporders in Thinkwise ondergebracht en uitgefaseerd uit de AS/400. Daarna was de logistieke afdeling aan de beurt om over te zetten en inmiddels is ook een deel van de financiële afdeling overgezet.
“ Vanenburg had voor ons een grote pré: ze hebben niet alleen expertise op het vlak van Thinkwise maar ook van Java. Met hen als partner konden we goed schakelen. Zij hebben ons geadviseerd wat te bouwen in Thinkwise en wat in Java.“
Onlangs is het besluit gemaakt om ook kleding te gaan verkopen in plaats van alleen schoenen. Het aantal artikelen verdubbelde toen. Het invoeren van al die artikelen moet beheersbaar zijn. Er werd gewerkt met een extern Product Informatie Systeem (PIM).
“We vonden dat er nog veel te veel handwerk nodig was om alle artikelen in te voeren. We hebben toen besloten om het oude PIM te vervangen door ons eigen gebouwde systeem waarbij productgegevens uitgewisseld worden met Thinkwise.”
Nog voor het einde van 2022 zal de gehele voorraadaministratie in Thinkwise staan.
“De financiële waarheid zit nu ook nog in de AS/400 maar dat gaan we voor het eind van het jaar migreren naar Thinkwise. De hekkensluiter vormt ons Warehouse Management Systeem (WMS), dat is het logistieke gedeelte waar ook met mobiele scanners wordt gewerkt. Daarna faseren we de AS/400 definitief uit. In het eerste kwartaal van 2023 zetten we de knop om en is het gehele ERP-systeem vervangen.”
Terugkijkend op dit omvangrijke IT-project stelt Van der Maas dat de grootste toegevoegde waarde zit in het vergroten van het onderscheidend vermogen van Omoda. Het bedrijf heeft een drive om het meest persoonlijke advies en de beste service aan klanten te bieden. Die persoonlijke benadering wordt doorgetrokken in het maken van software. De front-end schermen moeten zo gebruikersvriendelijk mogelijk zijn.
“We kunnen nu in bijna elke behoefte van de eindgebruiker voorzien. Dat zou nooit gelukt zijn met standaard software. Bij een standaard pakket horen wij te vaak ‘dat zit er niet in’ en dan moet je je conformeren aan de marktstandaard. Dat past niet bij Omoda, wij gaan liever voor maatwerk voor onze klanten.”
Van der Maas stelt dat ook het samenwerken met collega’s van de business een flinke boost heeft gekregen.
“Dat gaat met Thinkwise een stuk vlotter. Tijdens meetings geven zij aan wat ze precies willen en wij kunnen het direct aanpassen, demonstreren en doorvoeren. Daarmee zetten we echt stappen! Het ontwikkelen van applicaties gaat veel sneller dan voorheen: het maken en beheren van schermen, het toevoegen van rollen en rechten dat zit er standaard allemaal in. Je kunt je dan concentreren op de businesscases die je als bedrijf uniek maken. Voorheen ging een groot deel van onze tijd op aan het traditioneel en repetitief Java programmeren. De time-to-market van bijvoorbeeld productlanceringen is op deze manier aanzienlijk verkort.”