Aartsen entwickelt eine komplett neue IT-Kernanwendung
Wie Aartsen mit Thinkwise seine Prozesse digitalisiert und neu strukturiert hat
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„Das Wichtigste für uns war, dass die Thinkwise-Plattform auf Low-Code-Technologie basiert und dass sich unsere IT-Kernanwendung deshalb mit neuen zukünftigen Technologien weiterentwickeln kann. Dadurch ist sie jetzt zukunftssicher. Es wird Ergänzungen zu unserer Kernanwendung geben – aber welche das sein werden, wird die Zukunft zeigen.“
Mathijs Buzeijn
Projektleiter -
„Wir haben unsere Effizienz deutlich gesteigert, verfügen über deutlich individuellere Funktionalitäten und die neue Kernanwendung eröffnet uns neue Möglichkeiten zur vorausschauenden Planung.“
Mathijs Buzeijn
Projektleiter
Durch die weitere Diversifizierung seines Sortiments aus sensiblen Frischeprodukten und das damit verbundene starke Wachstum des Unternehmens stieß das zentrale, alte ERP-System von Aartsen bereits im Jahr 2017 zunehmend an seine funktionalen Grenzen, weshalb der Handlungsbedarf immer größer wurde, um das weitere Wachstum und die Zukunftssicherheit des Unternehmens zu gewährleisten.
Kurz – das rund 30 Jahre alte ERP-System musste ersetzt werden. Ein internes Projektteam machte sich auf die Suche nach geeigneten (Standard-)Software-Paketen, die dies leisten konnten. Aartsen hatte jedoch einige sehr spezifische Anforderungen, die von keinem der Standardlösungen abgedeckt wurden – unter anderem für den Einkaufs- und Verkaufsprozess und für die Kommunikation mit den Lieferanten.
Außerdem bieten alle ERP-Standardprogramme eine Menge für das Traditionsunternehmen irrelevante Funktionen, während etliche dringend benötigte Funktionen dagegen fehlten. Ein standardisiertes ERP-System um diese individuell notwendigen Features bzw. Leistungsmerkmale zu erweitern und anzupassen würde neben der notwendigen Neuimplementierung zusätzlich viel Zeit und Geld kosten – und das bei ungewissem Ergebnis bzw. Ausgang.
Seit 1907 bringt das niederländische Traditionsunternehmen Aartsen täglich ein vielfältiges und frisches Sortiment an Obst und Gemüse aus aller Welt zu seinen Kunden – unter dem Leitgedanken „nonstopfresh“.
Mit der zunehmenden Diversifizierung seines Sortiments an empfindlichen Frischeprodukten und dem damit einhergehenden starken Unternehmenswachstum stieß das zentrale ERP-System von Aartsen bereits im Jahr 2017 zunehmend an seine funktionalen Grenzen. Der Handlungsdruck wuchs – ein technologisches Fundament war erforderlich, das weiteres Wachstum ermöglicht und die Zukunftssicherheit des Unternehmens gewährleistet. Die Konsequenz: Das rund 30 Jahre alte ERP-System musste ersetzt werden.
Ein internes Projektteam begann daraufhin mit der Suche nach geeigneten (Standard-)Softwarelösungen. Doch Aartsen stellte sehr spezifische Anforderungen – insbesondere in den Bereichen Einkauf, Vertrieb und der Kommunikation mit Lieferanten –, die keine der Standardlösungen vollständig erfüllen konnte. Hinzu kam: Die vorhandenen ERP-Pakete enthielten zahlreiche für Aartsen irrelevante Funktionen, während essenzielle Funktionalitäten schlichtweg fehlten.
Eine individuelle Erweiterung eines Standard-ERP-Systems hätte nicht nur eine komplette Neuimplementierung bedeutet, sondern auch erheblichen Zeit- und Kostenaufwand verursacht – bei gleichzeitig ungewissem Ausgang.
Ein von Aartsen engagierter externer Projektmanager mit ERP-Expertise empfahl nach einer entsprechenden Marktanalyse den Aufbau eines komplett neuen und technologisch zukunftssicheren ERP-Systems.
Hier kam Thinkwise ins Spiel, dessen ausgereifte Low-Code-Plattform für die Modellierung komplexer, geschäftskritischer IT-Kernanwendungen konzipiert wurde und zudem einen technologisch unbegrenzten Lebenszyklus hat.
Innerhalb nur einer Woche entwickelte Thinkwise eine modernisierte Version des Vertriebsscreens aus dem Aartsen-System. Die Geschwindigkeit, mit der dies umgesetzt wurde, und der hohe Reifegrad des entwickelten Screens sorgten für großes Vertrauen. Auf Basis dieser überzeugenden Demonstration entschied sich Aartsen, auf Thinkwise zu setzen.
Ein von Aartsen beauftragter externer Projektmanager mit umfassender ERP-Expertise empfahl nach einer fundierten Marktanalyse den Aufbau eines vollständig neuen, technologisch zukunftssicheren ERP-Systems. An dieser Stelle kam Thinkwise ins Spiel: Die ausgereifte Low-Code-Plattform ist speziell auf die Modellierung komplexer, geschäftskritischer Anwendungen ausgelegt und bietet darüber hinaus einen technologisch unbegrenzten Lebenszyklus.
Bereits innerhalb einer Woche entwickelte Thinkwise eine aktualisierte Version der Verkaufsmaske des bestehenden Aartsen-Systems. Die Geschwindigkeit, mit der dies umgesetzt wurde – und die Tatsache, dass der Bildschirm bereits voll funktionsfähig war –, überzeugte das Projektteam auf ganzer Linie. Auf Basis dieser erfolgreichen Demonstration fiel die Entscheidung zugunsten von Thinkwise.
IT-Projekt „Fresh“
„Wir haben uns bewusst für ein zunächst überschaubares, aber sehr wirkungsvolles Teilprojekt entschieden“, berichtet Mathijs Buzeijn, aktueller Projektleiter des unternehmensintern als Fresh bezeichneten IT-Vorhabens. „Wenn man 30 Jahre lang mit demselben System gearbeitet hat, hat selbst ein kleiner Schritt enorme Auswirkungen. Im kaufmännischen Bereich haben wir die komplette Kommunikation der täglichen Verkaufsprozesse mit den Lieferanten automatisiert. Das Ergebnis war eine drastische Steigerung von Effizienz und Genauigkeit – und wir konnten den gesamten Papierkram eliminieren. Damit fiel ein erheblicher Teil fehleranfälliger, manueller Arbeit weg.“
“Wir haben sofort beschlossen, ein relativ kleines, aber sehr wirkungsvolles Teilprojekt für Aartsen in Angriff zu nehmen. Die Auswirkungen sind ohnehin groß, wenn man 30 Jahre lang mit demselben System gearbeitet hat. Auf der kaufmännischen Seite haben wir die gesamte Kommunikation über die täglichen Verkäufe an die Lieferanten automatisiert. Mit diesem Tool haben wir eine enorme Verbesserung der Effizienz und Genauigkeit erreicht, und der gesamte Papierkram wurde aus dem Prozess entfernt. Dadurch wurde eine Menge fehleranfälliger manueller Arbeit aus dem Prozess herausgenommen,” erläutert Mathijs Buzeijn, der derzeitige Projektleiter von ‘Fresh’, wie das IT-Projekt unternehmensintern genannt wurde.
Im gleichen Zeitraum beschloss Aartsen, nicht nur das ERP-System zu ersetzen, sondern auch die gesamte papierbasierte Finanzverwaltung mit einer Exact-Implementierung zu digitalisieren. Entsprechend der Verbindung zwischen beiden Systemen hingen diese IT-Projekte auch zusammen, weshalb ihre Kombination viele Vorteile mit sich brachte.
Buzeijn: “Das war noch nicht alles, denn wir hatten auch ein separates CRM-System von Microsoft. Aufgrund der Erfolge bei der Umsetzung der beiden Teilprojekte verspürten wir zunehmend das Bedürfnis, alles “unter ein Dach zu bringen”.
Wir haben dann geschaut, ob wir unser CRM-System auch in die neue IT-Kernanwendung einbauen können. Und das war möglich. Ein entscheidender Vorteil war die deutlich einfachere Verwaltung mehrerer, ursprünglich voneinander getrennter Systeme – vor allem, wenn es um Kunden- und Lieferantendaten ging. Das CRM-System war erst vor kurzem implementiert worden, so dass wir die Erfahrungen aus diesem Prozess bei der Entwicklung und Integration in unsere neue Gesamtsystemlösung nutzen konnten
Präzise Implementierung und CRM als Teil der IT-Kernanwendung
Parallel zur ERP-Erneuerung entschied sich Aartsen, auch die bislang papierbasierte Finanzverwaltung vollständig zu digitalisieren – mithilfe einer Exact-Implementierung. Da beide Systeme eng miteinander verknüpft sein sollten, wurde schnell klar: Eine kombinierte Umsetzung bringt klare Vorteile.
„Das war aber noch nicht alles“, ergänzt Projektleiter Mathijs Buzeijn. „Wir hatten auch ein separates CRM-System von Microsoft im Einsatz. Nach den ersten Erfolgen unserer Teilprojekte wuchs der Wunsch, alle Systeme unter einem Dach zu vereinen.“
Die Integration des CRM-Systems in die neue IT-Kernanwendung war nicht nur möglich, sondern brachte entscheidende Vorteile: insbesondere eine deutlich vereinfachte Verwaltung ehemals getrennter Datenstrukturen – etwa bei Kunden- und Lieferantendaten.
Da das CRM-System erst kürzlich eingeführt worden war, konnten die gewonnenen Erfahrungen direkt in die Entwicklung und Integration der Gesamtlösung einfließen.
Aartsen verfügte nun also über eine brandneue ERP-Systembasis, eine verknüpfte Exact-Implementierung und ein integriertes CRM-System. Das Unternehmen war bereit für die nächste Phase.
Buzeijn erklärt, wie die nächsten Schritte abliefen:
„Jetzt waren Einkauf und Transport an der Reihe. Hierfür haben wir in einigen Zwischenschritten eigene Module für unsere künftige IT-Kernanwendung entwickelt, mit der die tägliche Kommunikation des Vertriebs funktional in das System integriert wird, was die Transparenz für alle Beteiligten deutlich erhöht und verbessert.“
„Und dann standen wir vor einem großen Dilemma“, seufzt der Projektleiter. „Der gesamte Vertriebs- und Logistikprozess war so stark miteinander verzahnt, dass wir ihn nicht als Teilprojekt angehen konnten. Es war also eine ‚Big Bang‘-Implementierung erforderlich. Das will man bei solch kritischen Prozessen eigentlich vermeiden, aber es gab keinen anderen Weg. Wir haben anderthalb Jahre lang auf diesen ‚Big Bang‘ hingearbeitet. Das System wurde nicht nur technologisch komplett erneuert, sondern auch um mehr Funktionalität und viele neue Prozesse erweitert – vor allem im Bereich der Logistik. Dabei fand eine weitreichende Digitalisierung statt, bei der wir von Papierbestellformularen auf die Abwicklung über Tablets umgestiegen sind.“
Für Aartsen fühlte sich ein so großer Schritt wie ein großes Risiko an, weshalb sich die Verantwortlichen immer die Option vorbehielten, zur alten Lösung zurückzukehren. Da die letzte Testrunde so gut verlaufen war, beschloss man sogar, mit dem neu entwickelten System eine Woche früher als geplant live zu gehen.
„Das ist nur möglich, wenn das Vertrauen vorhanden ist. Und das war bei Thinkwise gegeben“, resümiert Buzeijn abschließend.
Präzise Implementierung und CRM als Teil der IT-Kernanwendung
Parallel zur ERP-Erneuerung entschied sich Aartsen, auch die bislang papierbasierte Finanzverwaltung vollständig zu digitalisieren – mithilfe einer Exact-Implementierung. Da beide Systeme eng miteinander verknüpft sein sollten, wurde schnell klar: Eine kombinierte Umsetzung bringt klare Vorteile.
„Das war aber noch nicht alles“, ergänzt Projektleiter Mathijs Buzeijn. „Wir hatten auch ein separates CRM-System von Microsoft im Einsatz. Nach den ersten Erfolgen unserer Teilprojekte wuchs der Wunsch, alle Systeme unter einem Dach zu vereinen.“
Die Integration des CRM-Systems in die neue IT-Kernanwendung war nicht nur möglich, sondern brachte entscheidende Vorteile: insbesondere eine deutlich vereinfachte Verwaltung ehemals getrennter Datenstrukturen – etwa bei Kunden- und Lieferantendaten.
Da das CRM-System erst kürzlich eingeführt worden war, konnten die gewonnenen Erfahrungen direkt in die Entwicklung und Integration der Gesamtlösung einfließen.
Integration von Einkauf und Transport
Mit dem neuen ERP-System, der verknüpften Finanzlösung und dem integrierten CRM war Aartsen bereit für die nächste Projektphase: Einkauf und Transport.
„Für diese Bereiche haben wir in mehreren Schritten eigene Module entwickelt“, erklärt Buzeijn. „Damit konnten wir die tägliche Vertriebskommunikation funktional in das System einbetten – was die Transparenz und Nachvollziehbarkeit für alle Beteiligten deutlich verbessert hat.“
Der digitale Umbruch: Vom Papier zur Echtzeit
Doch dann stand das Projektteam vor einer entscheidenden Herausforderung:
„Der gesamte Vertriebs- und Logistikprozess war so eng miteinander verzahnt, dass eine schrittweise Umsetzung nicht möglich war“, erinnert sich Buzeijn. „Deshalb mussten wir uns für eine Big-Bang-Implementierung entscheiden – auch wenn man das bei kritischen Geschäftsprozessen eigentlich vermeiden möchte.“
Rund anderthalb Jahre arbeitete Aartsen gezielt auf diesen Moment hin. Das System wurde nicht nur technologisch komplett erneuert, sondern auch funktional stark erweitert – insbesondere im Bereich der Logistik. Die Umstellung brachte eine umfassende Digitalisierung mit sich: Bestellprozesse, die früher papierbasiert abliefen, wurden vollständig auf Tablet-basierte Abläufe umgestellt.
„So ein Schritt ist nur möglich, wenn echtes Vertrauen da ist – und das war bei Thinkwise definitiv gegeben“, resümiert Buzeijn abschließend.
Thinkwise als verlässlicher Partner
„Thinkwise war während der gesamten Entwicklungsphase ein verlässlicher Partner an unserer Seite“, sagt Projektleiter Mathijs Buzeijn zufrieden. „Sechs Thinkwise-Entwickler, unterstützt durch interne und externe Experten, haben unsere neue IT-Kernanwendung realisiert. Für spezielle Anforderungen – etwa im Lager und beim Scanning – haben wir zusätzlich einen Fachberater hinzugezogen, der unsere Lagerstrukturen analysierte. Auf seine Empfehlung hin wurden die Regale mit Barcodes ausgestattet.“
Buzeijn betont: „Für uns war besonders wichtig, dass die Thinkwise-Plattform auf Low-Code-Technologie basiert. Dadurch ist unser System zukunftssicher und kann sich flexibel mit neuen Technologien weiterentwickeln. Welche Erweiterungen konkret hinzukommen, wird sich im Laufe der Zeit zeigen.“
Unterstützung & SLA: Schnelle Hilfe, klare Vereinbarungen
Während des gesamten Projekts kam es lediglich zu einer kurzen Unterbrechung.
„In einem unserer Logistikprozesse kam es zu Problemen – bedingt durch eine zuvor nicht absehbare Explosion des Datenvolumens“, erklärt Buzeijn. „Dieser Prozess musste kurzfristig ausgeklammert werden. Dank der Flexibilität der Thinkwise-Plattform konnten wir jedoch rasch eingreifen und alle anderen Prozesse ohne Verzögerung fortführen.“
Mit Unterstützung von Thinkwise, dem internen IT-Team und dem Netzwerkpartner Twintos wurde das Problem zeitnah gelöst.
„Gerade in solchen Situationen zeigt sich, wie wichtig es ist, schnell mit den richtigen Partnern zusammenzuarbeiten“, betont Buzeijn.
Auch für die Phase nach dem Go-Live wurden klare Vereinbarungen zur Betreuung und Fehlerbehebung getroffen:
„Wir haben ein umfassendes SLA mit Thinkwise abgeschlossen. In der Anfangsphase stand uns das Projektteam rund um die Uhr zur Verfügung – inzwischen ist der Support in die zuständige Service & Care-Abteilung von Thinkwise übergegangen, weil der laufende Betrieb stabil ist.“
„Thinkwise war während der gesamten Entwicklungsphase unser Partner“, sagt Projektleiter Buzeijn zufrieden. „Sechs Thinkwise-Entwickler, die bei Bedarf durch interne und externe Experten ergänzt wurden, haben unsere neue IT-Kernanwendung entwickelt. Für das Lager und das Scannen haben wir zum Beispiel einen Experten beauftragt, die Lagerstrukturen zu überprüfen und auf seinen Rat hin die Reihen im Lager mit Barcodes zu versehen.“
Während des gesamten Prozesses gab es nur eine kurze Unterbrechung.
Buzeijn: „Bei einem der Logistikprozesse ging etwas schief. Das hatte mit der Funktionalität und dem explosionsartigen Anstieg der Datenmenge zu tun. Damit hatten wir nicht gerechnet, und deshalb standen wir eine Zeit lang still. Wir haben diesen Prozess dann ausgeschlossen, aber die Geschwindigkeit und Flexibilität der Plattform erlaubte es uns, schnell einzugreifen und mit den anderen Prozessen fortzufahren. Mit Hilfe von Thinkwise haben unser Netzwerkmanager Twintos und unser IT-Team das Problem dann gelöst. Deshalb ist es wichtig, schnell mit den richtigen Parteien zusammenarbeiten zu können.“
Mit Thinkwise wurden gute Vereinbarungen über die Nachbetreuung und Fehlerbehebung getroffen.
„Natürlich haben wir dafür ein gutes SLA abgeschlossen. Zunächst war das Projektteam von Thinkwise involviert und rund um die Uhr erreichbar, aber weil jetzt alles gut läuft, wechseln wir jetzt für den Support zur Service & Care-Abteilung von Thinkwise.“
Der Projektleiter ist mit dem Ergebnisse dieses riesigen IT-Projekts sehr zufrieden:
“Wir haben unsere Effizienz deutlich gesteigert, verfügen über deutlich individuellere Funktionalitäten und die neue Kernanwendung eröffnet uns neue Möglichkeiten zur vorausschauenden Planung. Die Mitarbeiter können in unserem neuen System jetzt alles in Echtzeit sehen, ohne Unterbrechungen. Es ist jetzt auch sichtbar, wo die besten Möglichkeiten liegen. So können wir uns viel besser konzentrieren und haben weniger Verluste zu verzeichnen. Im Büro haben wir einen viel besseren Einblick in die Abläufe vom Einkauf bis zur endgültigen Rechnung an den Lieferanten. Außerdem können wir die Prozesse besser überwachen und alle Fragen, die sich aus dem IT-System selbst ergeben, beantworten.
Jetzt, vier Monate nach dem Go-Live, besteht aufgrund des Erfolgs unseres IT-Projekts eine besondere Neigung, sofort weiterzumachen und sich weiterzuentwickeln. Damit haben wir vorsichtig begonnen. In der kommenden Zeit werden wir monatlich neue Funktionalitäten über Updates in unsere Produktionsumgebung implementieren. Wir werden erst dann weitermachen, wenn sich alle an die neue Arbeitsweise gewöhnt haben.
Ein weiteres Projekt läuft in Asien in unserem dortigen Vertriebsbüro. Auch hier arbeiten wir mit Thinkwise zusammen, aber es ist getrennt von dem, was wir in den Benelux-Ländern tun, außer dass wir die Basis der IT-Anwendung und die Stammdaten gemeinsam nutzen. Mit Thinkwise haben wir die Plattform und die Möglichkeit, das enorme Wachstum von Aartsen weiterhin effektiv zu unterstützen.”