Op dat moment stroomde Mathijs Buzeijn, de huidige projectmanager van Fresh zoals het project werd gedoopt, in als applicatiebeheerder en businessanalist. Hij was daarvoor zijdelings, maar vanuit een commerciële rol, betrokken bij het project.

Buzeijn: “Onze slogan is ‘nonstopfresh’ en daaruit werd de naam Fresh gedestilleerd. Het staat voor wie we zijn, maar ook voor de frisse nieuwe start die we wilden maken. We besloten meteen om een relatief klein, maar voor Aartsen zeer impactvol deelproject aan te pakken. De impact is sowieso groot als je al dertig jaar met hetzelfde systeem werkt. We hebben aan de commerciële kant de hele communicatie over de dagelijkse verkopen geautomatiseerd richting de leveranciers. Met deze tool realiseerden we een enorme verbetering in efficiëntie en nauwkeurigheid, en daarnaast zijn álle papieren uit het proces geëlimineerd. Hierdoor is ontzettend veel foutgevoelig handwerk uit het proces verdwenen.”

In diezelfde periode besloot Aartsen om niet alleen het ERP-systeem te vervangen, maar ook de hele papieren financiële administratie te digitaliseren met een Exact-implementatie. Dit project hing samen met Fresh als Project Blue Banana, omdat we vanaf het begin de connectie zagen tussen de twee systemen. Het combineren van beide projecten leverde veel voordelen op.

Buzeijn: “Dit was nog niet alles, want we hadden ook nog een apart CRM-systeem van Microsoft. Door de successen met FRESH en Exact kregen we steeds meer de behoefte om alles onder één dak te brengen. We hebben toen bekeken of we ons CRM-systeem ook in de nieuwe kernapplicatie konden bouwen. En dat was mogelijk. Een belangrijk voordeel was om het beheer van verschillende losse systemen te vereenvoudigen, met name als het gaat om klanten- en leveranciersgegevens. Het CRM-systeem was redelijk recent geïmplementeerd, dus we konden de lessen uit dat traject goed gebruiken bij de ontwikkeling en integratie in FRESH.”

“En toen stonden we voor een groot dilemma,” verzucht de projectleider. “Het hele verkoop- en logistieke proces waren zo met elkaar verbonden dat we ze eigenlijk niet als deelprojecten konden aanpakken. Er was dus een Big Bang-implementatie nodig. Dat wil je eigenlijk niet met zulke kritieke processen, maar het kon niet anders. We hebben anderhalf jaar naar die Big Bang toe gewerkt. Het systeem werd niet alleen volledig technologisch vernieuwd, maar ook uitgebreid met meer functionaliteit en veel nieuwe processen, vooral aan de logistieke kant. Hiermee vond een vergaande digitalisering plaats, waarbij we van papieren orderbonnen naar verwerking via tablets zijn gegaan.”

Voor Aartsen voelde het als een groot risico om zo’n grote stap te zetten en men hield altijd de mogelijkheid om terug te gaan naar de oude oplossing. Na de eerste implementatie is bij Aartsen echter resoluut gekozen om door te gaan. Doordat de laatste ronde schaduwdraaien zo goed was verlopen, besloot men zelfs de livegang een week eerder in te gaan dan gepland.

“Dat kan alleen als het vertrouwen er is. En met Thinkwise was dat er.” concludeert Buzeijn.

“Thinkwise is onze partner geweest gedurende de hele ontwikkelingsfase,” zegt Buzeijn tevreden. “Een zestal Thinkwise-ontwikkelaars heeft onze kernapplicatie ontwikkeld, waar nodig aangevuld met interne en externe experts. Zo hebben we voor warehouse en scanning een expert ingehuurd om de magazijnstructuren te herzien en op zijn advies de rijen in het magazijn te voorzien van barcodes.”

Hij vervolgt: “Voor ons was het belangrijkste dat Thinkwise een modelgedreven platform is, en dat onze kernapplicatie kan mee-evolueren met nieuwe toekomstige technologieën. Het is nu toekomstbestendig. Er komen aanvullingen op onze kernapplicatie, maar welke dat zullen zijn zal de toekomst uitwijzen.”