
Aartsen bouwt compleet nieuwe kernapplicatie met Thinkwise
Groei en diversificatie zorgden bij Aartsen voor een steeds grotere belasting van het centrale ERP-systeem. Het systeem voldeed nog wel, maar het piepte en kraakte. Hierdoor ontstond het besef dat er een drastische ingreep nodig was om de verdere groei en toekomstbestendigheid van het bedrijf te garanderen: het 30 jaar oude ERP-systeem moest vervangen worden.
Een eigen projectteam startte een zoektocht naar geschikte (standaard)pakketten die hierin konden voorzien. Echter, Aartsen had enkele zeer specifieke wensen waarin geen enkel standaardpakket voorzag, onder meer in het aan- en verkoopproces en de communicatie naar leveranciers toe. Alle standaardpakketten boden daarnaast veel ongebruikte functionaliteit, terwijl de benodigde functionaliteit ontbrak. Het bijbouwen van deze functionaliteit tegen de standaardpakketten aan zou naast de nieuwe implementatie veel tijd en geld gaan kosten. En de uitkomst was onzeker.
Aartsen trok een ervaren externe projectmanager aan met een achtergrond bij ERP-leveranciers. Hij stelde na een marktverkenning voor om te onderzoeken of het bouwen van een compleet nieuw en toekomstbestendig ERP-systeem niet de betere keuze zou zijn.
Hierbij kwam Thinkwise in beeld, vanwege de eindeloze technologische levensduur en de focus van het platform op omvangrijke, complexe systemen. In korte tijd ontwikkelde Thinkwise een vernieuwde versie van het verkoopscherm van het Aartsen-systeem. De snelheid waarmee dit kon worden gerealiseerd en hoe compleet het scherm al was, gaf veel vertrouwen. Op basis van deze succesvolle demonstratie ging Aartsen met Thinkwise in zee.


Op dat moment stroomde Mathijs Buzeijn, de huidige projectmanager van Fresh zoals het project werd gedoopt, in als applicatiebeheerder en businessanalist. Hij was daarvoor zijdelings, maar vanuit een commerciële rol, betrokken bij het project.
Buzeijn: “Onze slogan is ‘nonstopfresh’ en daaruit werd de naam Fresh gedestilleerd. Het staat voor wie we zijn, maar ook voor de frisse nieuwe start die we wilden maken. We besloten meteen om een relatief klein, maar voor Aartsen zeer impactvol deelproject aan te pakken. De impact is sowieso groot als je al dertig jaar met hetzelfde systeem werkt. We hebben aan de commerciële kant de hele communicatie over de dagelijkse verkopen geautomatiseerd richting de leveranciers. Met deze tool realiseerden we een enorme verbetering in efficiëntie en nauwkeurigheid, en daarnaast zijn álle papieren uit het proces geëlimineerd. Hierdoor is ontzettend veel foutgevoelig handwerk uit het proces verdwenen.”
In diezelfde periode besloot Aartsen om niet alleen het ERP-systeem te vervangen, maar ook de hele papieren financiële administratie te digitaliseren met een Exact-implementatie. Dit project hing samen met Fresh als Project Blue Banana, omdat we vanaf het begin de connectie zagen tussen de twee systemen. Het combineren van beide projecten leverde veel voordelen op.
Buzeijn: “Dit was nog niet alles, want we hadden ook nog een apart CRM-systeem van Microsoft. Door de successen met FRESH en Exact kregen we steeds meer de behoefte om alles onder één dak te brengen. We hebben toen bekeken of we ons CRM-systeem ook in de nieuwe kernapplicatie konden bouwen. En dat was mogelijk. Een belangrijk voordeel was om het beheer van verschillende losse systemen te vereenvoudigen, met name als het gaat om klanten- en leveranciersgegevens. Het CRM-systeem was redelijk recent geïmplementeerd, dus we konden de lessen uit dat traject goed gebruiken bij de ontwikkeling en integratie in FRESH.”


Nu was Aartsen dus in het bezit van een gloednieuwe basis voor het ERP-systeem, een gekoppelde Exact-implementatie en een geïntegreerd CRM-systeem. Klaar om naar de volgende fase te gaan.
Buzeijn vertelt hoe de volgende stappen verliepen:
“Nu waren aankoop en transport aan de beurt. We realiseerden hiervoor in enkele tussentijdse opleveringen eigen modules binnen Fresh, gecombineerd met die dagelijkse communicatie vanuit de verkopen.”
“En toen stonden we voor een groot dilemma,” verzucht de projectleider. “Het hele verkoop- en logistieke proces waren zo met elkaar verbonden dat we ze eigenlijk niet als deelprojecten konden aanpakken. Er was dus een Big Bang-implementatie nodig. Dat wil je eigenlijk niet met zulke kritieke processen, maar het kon niet anders. We hebben anderhalf jaar naar die Big Bang toe gewerkt. Het systeem werd niet alleen volledig technologisch vernieuwd, maar ook uitgebreid met meer functionaliteit en veel nieuwe processen, vooral aan de logistieke kant. Hiermee vond een vergaande digitalisering plaats, waarbij we van papieren orderbonnen naar verwerking via tablets zijn gegaan.”
Voor Aartsen voelde het als een groot risico om zo’n grote stap te zetten en men hield altijd de mogelijkheid om terug te gaan naar de oude oplossing. Na de eerste implementatie is bij Aartsen echter resoluut gekozen om door te gaan. Doordat de laatste ronde schaduwdraaien zo goed was verlopen, besloot men zelfs de livegang een week eerder in te gaan dan gepland.
“Dat kan alleen als het vertrouwen er is. En met Thinkwise was dat er.” concludeert Buzeijn.
“Thinkwise is onze partner geweest gedurende de hele ontwikkelingsfase,” zegt Buzeijn tevreden. “Een zestal Thinkwise-ontwikkelaars heeft onze kernapplicatie ontwikkeld, waar nodig aangevuld met interne en externe experts. Zo hebben we voor warehouse en scanning een expert ingehuurd om de magazijnstructuren te herzien en op zijn advies de rijen in het magazijn te voorzien van barcodes.”
Hij vervolgt: “Voor ons was het belangrijkste dat Thinkwise een modelgedreven platform is, en dat onze kernapplicatie kan mee-evolueren met nieuwe toekomstige technologieën. Het is nu toekomstbestendig. Er komen aanvullingen op onze kernapplicatie, maar welke dat zullen zijn zal de toekomst uitwijzen.”
Tijdens het hele proces is er slechts één korte onderbreking geweest.
Buzeijn: “Er ging iets mis in één van de logistieke processen. Dat had te maken met functionaliteit en de explosieve groei van de hoeveelheid gegenereerde data. Dat hadden we niet voorzien en daardoor stonden we even stil. We hebben dat proces vervolgens uitgesloten, maar door de snelheid en flexibiliteit van het platform konden we snel ingrijpen en hierdoor wel verder met de overige processen. Met hulp van Thinkwise hebben onze netwerkbeheerder Twintos en ons IT-team het probleem toen opgelost. Snel kunnen schakelen met juiste partijen is belangrijk.”
Met Thinkwise zijn goede afspraken gemaakt over de nazorg en het oplossen van problemen.
“Uiteraard hebben we daar een goede SLA voor afgesloten. We hebben tot nu toe altijd dagelijkse support gehad, maar doordat alles nu goed loopt gaan we nu voor support over naar de Service & Care afdeling van Thinkwise.”

Over de resultaten van dit enorme project is de projectleider helder:
“We hebben een enorme slag gemaakt in efficiëntie. We hebben veel meer functionaliteit op maat en de nieuwe kernapplicatie levert mogelijkheden om vooruit te plannen. Werknemers kunnen nu alles in realtime zien in het systeem, zonder onderbrekingen. Ook is nu zichtbaar waar de beste kansen liggen. Veel gerichter dus, met daardoor minder verlies. Op kantoor hebben we veel beter inzicht hoe het loopt vanaf aankoop tot aan de eindafrekening naar de leverancier. Verder kunnen we de processen beter monitoren en eventuele vragen die opkomen vanuit het systeem zelf beantwoorden.”
Vervolgstappen:
“Nu, vier maanden na de go-live is er door het succes van het project vooral de neiging om meteen door te pakken en verder te ontwikkelen. Hier zijn we zorgvuldig mee gestart. De komende periode worden er maandelijks via updates nieuwe functionaliteiten geïmplementeerd in onze productie omgeving. We gaan pas verder als iedereen meer gewend is geraakt aan de nieuwe manier van werken. Er loopt nog een project in Azië bij ons verkoopkantoor daar. Dat doen we ook samen met Thinkwise, maar staat los van wat we in de Benelux doen behalve dat we de basis van de applicatie en de stamgegevens delen. Met Thinkwise hebben we het platform en het vermogen om de enorme groei van Aartsen mee te blijven ondersteunen.”
-
“Standaard ERP-pakketten voorzien niet in de specialistische functionaliteit die wij bij Aartsen nodig hebben. Daarom was de beste optie om onze kernapplicatie helemaal opnieuw te ontwikkelen met behulp van Thinkwise.”
Mathijs Buzeijn
Projectleider Fresh bij Aartsen. -
“Standaard ERP-pakketten voorzien niet in de specialistische functionaliteit die wij bij Aartsen nodig hebben. Daarom was de beste optie om onze kernapplicatie helemaal opnieuw te ontwikkelen met behulp van Thinkwise.”
Mathijs Buzeijn
Projectleider Fresh bij Aartsen.