Die versteckten Kosten von Legacy-IT sichtbar machen
Die versteckten Kosten von Legacy-IT sichtbar machen – und warum die Geschäftsleitung sie häufig unterschätzt
Jeder in der IT weiß, wie schwerfällig die bestehende Anwendungslandschaft geworden ist. Die Mitarbeitenden in den Fachbereichen erleben die Folgen täglich: Prozesse dauern länger, Workarounds gehören zum Alltag und neue Anforderungen lassen sich nur mit großem Aufwand umsetzen.
Auf Geschäftsleitungsebene bleibt Legacy-IT dagegen oft abstrakt. Dort hört man Aussagen wie: „Unsere Systeme funktionieren doch noch.“ oder „Die Modernisierung kann noch ein Jahr warten.“ Nicht, weil das Thema unterschätzt wird – sondern weil die eigentlichen Kosten selten sichtbar sind.
Genau darin liegt das Problem.
Ein System, das monatlich 50.000 Euro Wartungskosten verursacht, fällt sofort auf. Ein System, das jedes Jahr mehrere Hunderttausend Euro durch Produktivitätsverluste, lange Umsetzungszeiten und verpasste Geschäftschancen kostet, erscheint dagegen in keiner Kostenstelle.
Dass dies kein Einzelfall ist, bestätigt auch die Studie „IT im Wartungsmodus?“ von techconsult und Thinkwise. Zwei Drittel der befragten Unternehmen sehen ihre Handlungsfähigkeit durch veraltete Kernsysteme eingeschränkt. Fast jedes zweite Unternehmen musste Projekte zu IT-Sicherheit, Cloud oder Prozessdigitalisierung verschieben.
Wer seine Geschäftsleitung für eine Modernisierung gewinnen möchte, muss deshalb vor allem eines tun: die versteckten Kosten sichtbar machen.
Beginnen Sie mit dem, was sich messen lässt
Nicht alle Auswirkungen von Legacy-Systemen lassen sich unmittelbar in Euro ausdrücken. Beginnen Sie deshalb mit den Kennzahlen, die sich objektiv erfassen lassen.
Wie viele Stunden investiert Ihr Team in die Wartung individueller Schnittstellen? Wie viele Änderungen durchlaufen jedes Jahr den gesamten Release-Prozess? Wie lange dauert eine durchschnittliche Anpassung? Multiplizieren Sie diese Werte mit einem realistischen internen Stundensatz, erhalten Sie bereits eine belastbare erste Kostenschätzung.
Viele IT-Verantwortliche unterschätzen diesen Aufwand, weil er längst zum Alltag geworden ist. Lassen Sie Ihr Team eine Woche lang dokumentieren, womit die Arbeitszeit tatsächlich verbracht wird. Oft zeigt sich erst dann, wie viel Zeit für manuelle Datenübertragungen, Workarounds oder Integrationsprobleme verloren geht.
Die Ergebnisse decken sich mit der aktuellen techconsult-Studie: 58 % der Unternehmen berichten von einem hohen Wartungsaufwand für ihre Kernanwendungen, während mehr als die Hälfte ihre bestehenden Systeme inzwischen als Innovationshemmnis betrachtet.
Berücksichtigen Sie die Kosten verlorener Geschwindigkeit
Legacy-IT verursacht nicht nur Kosten – sie verhindert auch Wertschöpfung.
Wenn Ihr Unternehmen sechs Monate benötigt, um eine neue Systemintegration bereitzustellen, während Wettbewerber dieselbe Aufgabe innerhalb weniger Wochen umsetzen, entstehen Nachteile, die in keiner IT-Kostenrechnung auftauchen.
Digitale Reaktionsgeschwindigkeit wird zunehmend zu einem Wettbewerbsfaktor. Kunden und Geschäftspartner erwarten kurze Innovationszyklen, schnelle Integrationen und flexible Prozesse. Wer diese Erwartungen nicht erfüllen kann, verliert Aufträge oder wird gar nicht erst berücksichtigt.
Betrachten Sie deshalb die letzten größeren Geschäftsanforderungen einmal rückblickend:
- Welche Projekte haben sich verzögert?
- Welche Umsatzpotenziale konnten nicht realisiert werden?
- Welche Ausschreibungen oder Partnerschaften kamen nicht zustande?
Solche Beispiele machen die wirtschaftlichen Folgen von Legacy-Systemen greifbar.
Beziehen Sie auch Schatten-IT mit ein
Jede Excel-Datei neben dem ERP-System, jede Access-Datenbank und jeder manuelle Zwischenprozess ist ein Symptom dafür, dass das eigentliche Kernsystem Anforderungen nicht mehr ausreichend unterstützt.
Diese Schatten-IT verursacht gleich mehrere Kostenarten:
- verlorene Arbeitszeit durch manuelle Tätigkeiten,
- Fehler- und Compliance-Risiken,
- Abhängigkeiten von einzelnen Mitarbeitenden.
Besonders überzeugend werden diese Argumente, wenn Sie konkrete Vorfälle aus Ihrem Unternehmen nennen können: fehlerhafte Reports, aufwendige Audits oder lange Einarbeitungszeiten neuer Mitarbeitender.
Machen Sie Risiken greifbar
Neben den direkten Kosten spielen Risiken häufig die größere Rolle.
Dazu gehören insbesondere:
- Wissensrisiko: Was passiert, wenn die wenigen Experten für das Altsystem das Unternehmen verlassen?
- Compliance-Risiko: Können regulatorische Änderungen rechtzeitig umgesetzt werden?
- Geschäftsrisiko: Bleibt Ihr Unternehmen für Kunden und Partner attraktiv, wenn neue digitale Anforderungen nur langsam umgesetzt werden können?
Auch hier bestätigt die Studie den Eindruck vieler Unternehmen: In fast jedem zweiten Unternehmen hängt der Betrieb geschäftskritischer Anwendungen von wenigen Schlüsselpersonen ab, deren Wissen nur unzureichend dokumentiert ist
Vergleichen Sie die Kosten des Handelns mit den Kosten des Nichtstuns
An dieser Stelle scheitern viele Modernisierungsinitiativen.
Die IT präsentiert die Investitionskosten einer Modernisierung - die Kosten des Status quo bleiben dagegen diffus. Die Geschäftsleitung sieht deshalb häufig nur eine Zahl: die Investition.
Drehen Sie die Perspektive um.
Zeigen Sie, welche Kosten das Nichtstun jedes Jahr verursacht und wie sich diese über drei bis fünf Jahre entwickeln. Stellen Sie diesen Betrag der Modernisierungsinvestition gegenüber – ergänzt um die erwarteten Vorteile wie geringeren Wartungsaufwand, schnellere Entwicklungszyklen und mehr Innovationsfähigkeit.
Die aktuelle Studie zeigt, dass inzwischen mehr als die Hälfte der Unternehmen eine kontinuierliche Modernisierung für wirtschaftlicher hält als eine vollständige Neuentwicklung. Gleichzeitig betrachten zwei Drittel moderne Technologien wie KI, Cloud und Low-Code als strategisch unverzichtbar.
Wichtig ist dabei Ehrlichkeit. Eine nachvollziehbare Schätzung mit einer realistischen Bandbreite wirkt glaubwürdiger als eine scheinbar exakte Zahl ohne belastbare Grundlage.
Verbinden Sie IT mit den strategischen Unternehmenszielen
Geschäftsleitungen investieren nicht in IT, sondern in die Zukunft ihres Unternehmens.
Übersetzen Sie Ihre Argumentation deshalb konsequent in strategische Ziele.
Soll international expandiert werden? Zeigen Sie, wie die bestehende IT-Landschaft dieses Wachstum bremst.
Auch die KI-Strategie gehört heute zu den strategischen Unternehmenszielen. Viele Unternehmen investieren derzeit in KI-Assistenten und KI-Agenten. Deren Mehrwert entsteht jedoch erst dann, wenn sie die Geschäftslogik, Prozesse und Zusammenhänge eines Unternehmens verstehen können. Genau dieser Kontext ist in vielen gewachsenen Kernsystemen nur schwer zugänglich. Legacy-IT verursacht deshalb nicht nur höhere Wartungskosten und geringere Agilität, sondern erschwert zunehmend auch den produktiven Einsatz von KI.
Steht Nachhaltigkeit auf der Agenda? Erläutern Sie, wie fehlende Datenintegration Transparenz und Reporting erschwert.
Möchte das Unternehmen junge IT-Fachkräfte gewinnen? Verdeutlichen Sie, wie schwierig es ist, Talente für veraltete Technologien zu begeistern.
Sobald die Geschäftsleitung erkennt, dass Legacy-Systeme nicht nur die IT, sondern die Umsetzung der Unternehmensstrategie ausbremsen, verändert sich die Diskussion grundlegend. Modernisierung wird dann nicht mehr als Kostenfaktor betrachtet, sondern als Voraussetzung für zukünftige Wettbewerbsfähigkeit und für den produktiven Einsatz von KI in geschäftskritischen Unternehmensanwendungen.
Aus der Präsentation einen kontinuierlichen Dialog machen
Viele dieser Analysen enden in einer einzigen Präsentation vor der Geschäftsleitung. Anschließend verschwindet das Thema wieder von der Agenda.
Wesentlich wirkungsvoller ist es, die Auswirkungen der bestehenden Anwendungslandschaft regelmäßig zu bewerten – beispielsweise als festen Bestandteil der Quartalsberichterstattung.
So werden nicht nur die Kosten sichtbar, sondern auch die Fortschritte der Modernisierung.
Denn Modernisierung ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess.
Je transparenter sowohl die Kosten des Status quo als auch die erzielten Verbesserungen werden, desto leichter lässt sich diese Veränderung dauerhaft vorantreiben.
Weiterführende Studie
Viele der beschriebenen Herausforderungen werden durch die gemeinsame Studie von techconsult und Thinkwise bestätigt. Für die Untersuchung wurden 200 IT- und Business-Entscheider im deutschsprachigen Raum zu Alter, Wartungsaufwand, Innovationsfähigkeit und Modernisierungsstrategien ihrer geschäftskritischen Anwendungen befragt.
→ Laden Sie hier die vollständige Studie „IT im Wartungsmodus? Wie Altsysteme Innovation und Effizienz blockieren“ kostenlos herunter.