SKVR is uniek door haar veelzijdigheid in activiteiten. Samen met bijna 400 kunstprofessionals maakt SKVR kunst- en cultuurbeoefening mogelijk voor Rotterdammers, van het jonge kind tot en met kwetsbare ouderen. In het onderwijs, het sociaal domein in de markt met cursusaanbod, in diverse kunstdisciplines.  

“Door onze veelzijdigheid hebben wij B2B-processen en B2C-processen. Bovendien transporteren we zelf onze instrumenten en lesmiddelen. Hiervoor hebben we een planningsafdeling, die de lessen inplant en de spullen reserveert, en zelfs chauffeurs in dienst. Al deze logistieke en verkoopprocessen hebben wij geprobeerd te vatten in een nieuwe applicatie, met maatwerk voor de verschillende domeinen waarin we werken; mét een gestandaardiseerde workflow.” vertelt manager bedrijfsvoering Remie van Os.   

Uitgangspunt was dat SKVR vervanging zocht voor het ERP-systeem dat SKVR sinds 2012 in gebruik had.

“Dat pakket was relatief duur in onderhoud en er was veel capaciteit nodig om het goed te kunnen gebruiken. Ook was het niet zo gebruiksvriendelijk, waardoor er veel spreadsheets naast werden gebruikt voor bijvoorbeeld de planning, roostering en de rapportages rondom onze prestatiecijfers voor de verantwoording naar onze subsidieverstrekker. Daar wilden we vanaf, omdat het foutgevoelig was en ons beperkte in wendbaarheid en flexibiliteit”, vertelt Van Os.  

De nieuwe applicatie moest de organisatie bovendien helpen te komen tot meer data gedreven besluitvorming. Hiervoor startte SKVR in 2021 een aanbestedingstraject.

Van Os: “We spraken over een upgrade van het toenmalige pakket en met specialistische partijen die een deel van de sector heel goed konden bedienen. Eigenlijk hadden wij nergens een een-op-een match, omdat we zo'n diverse organisatie zijn. Tot we kennismaakten met de mogelijkheden van Thinkwise via system integrator Backbown. Die partij won uiteindelijk de tender.”  

Na een valse start met het inmiddels failliete Backbown, pakte Thinkwise het project in de zomer van 2023 zelf op. Thinkwise controleerde eerst de software die al was gebouwd, checkte de datakwaliteit, de opbouw van de applicatie en of alles consistent was uitgevoerd. Vervolgens zijn een aantal aanbevelingen en aanpassingen gedaan en is gekeken wat er verder ontwikkeld moest worden om tot een minimal viable product (MVP) te komen. Eind 2024 is het traject afgerond en werd CORE opgeleverd.  

“Dit staat voor Course Registration. C-O-R-E.  Maar ook de kern, het centrale systeem waarin we werken. Er kan in worden verkocht, gefactureerd en geregistreerd. We kunnen erin plannen, de logistiek zit erin, het is gekoppeld aan onze financiële administratie en met onze website. Ook is het vanaf alle apparaten beschikbaar.”  

De samenwerking met Thinkwise verliep volgens Van Os vanaf dag één heel soepel.

“De service desk en zelfs de hoofdontwikkelaar van Thinkwise zijn heel toegankelijk, de lijntjes zijn kort. Ik vind dat heel erg waardevol aan de samenwerking. Het is heel klantgericht. Intern is bij ons bovendien een medewerker opgeleid tot functioneel beheer. Dat helpt enorm om vragen vanuit de organisatie af te vangen.” 

SKVR ziet inmiddels onder andere de volgende voordelen: 

• Tijdswinst en efficiëntie: 
  Met een derde minder fte kan SKVR hetzelfde werk verzetten. 

• Snellere subsidieverantwoording: 
  Team- en projectleiders draaien zelf rapportages uit CORE, waardoor de controle nu al in augustus plaatsvindt in plaats van in het najaar. 

• Betere planning en sturing: 
  Dankzij de ingebouwde forecast- en planningstool hebben ze continu inzicht in prestaties en kan er tijdig bijgestuurd worden. 

• Verbeterde interne controle: 
  Docenten loggen zelf in, zien de verwachte aanwezigheid en registreren digitaal wie er is – dat geeft rust én overzicht. 

• Meer eigenaarschap en focus: 
  Medewerkers regelen zelf hun registraties en zien direct het effect, wat de focus verlegt naar waar het echt om draait: lesgeven en het organiseren van betekenisvolle activiteiten. 

SKVR heeft intern een uitgebreide evaluatie gedaan om te leren van dit implementatie- en ontwikkeltraject: van het aanbestedingstraject tot aan de uiteindelijke oplevering van het MVP. Van Os heeft voor organisaties die aan de vooravond van een implementatie staan dan ook zeker tips:  

• Zorg bij de aanbesteding dat je de due diligence op orde hebt. Vraag om referenties of zorg voor een proof of concept.  
  
• Zorg dat je intern de projectformatie op orde hebt. Maak een scheiding tussen wie het project leidt en wie inhoudelijk verantwoordelijk is. Het liefst separaat, naast je bestaande organisatie. 
• Wees transparant en eerlijk over de complexiteit die een implementatie met zich meebrengt en dat dat betekent dat je bepaalde activiteiten niet moet doen. Zorg ook ervoor dat je bedrijfsprocessen daarvoor al op orde zijn. 
• Besef dat dit geen puur ICT-project is. Het verandert je organisatie. Het verandert de wijze waarop je met elkaar samenwerkt. Het is heel belangrijk om dat niet te onderschatten.   
• Betrek medewerkers vanuit alle lagen vanaf het begin. Hierdoor kun je een programma van eisen opstellen vanuit de gehele organisatie. Daarmee creëer je draagkracht. 

 SKVR zit nu in de fase waarin zij kijken wat zij verder willen optimaliseren en automatiseren.

“Het is een heel mooi product, het staat er, maar er kan eigenlijk nog veel meer mee. En dat is het mooie van Thinkwise en een echte maatwerkoplossing: je kunt het volledig naar je organisatie vormen.”, besluit Van Os.