SKVR zeichnet sich durch eine große Vielfalt an Aktivitäten aus. Gemeinsam mit rund 400 Kunstschaffenden ermöglicht sie künstlerische und kulturelle Bildung für die gesamte Stadtbevölkerung – vom Kleinkind bis hin zu älteren, vulnerablen Menschen. Dies geschieht im schulischen Bereich, im sozialen Sektor sowie über ein öffentliches Kursangebot in verschiedenen künstlerischen Disziplinen. 

„Aufgrund unserer Vielseitigkeit haben wir sowohl B2B- als auch B2C-Prozesse. Zudem transportieren wir unsere Instrumente und Unterrichtsmaterialien selbst. Dafür haben wir eine eigene Planungsabteilung, die den Unterricht organisiert und das benötigte Material reserviert – und sogar Fahrer angestellt. All diese logistischen und vertrieblichen Abläufe wollten wir in einer neuen Anwendung abbilden – mit individuellen Anpassungen für unsere verschiedenen Wirkungsbereiche, aber basierend auf standardisierten Workflows“, erklärt Remie van Os, Leiter Betriebsführung. 

Der Anlass war die Ablösung des bisherigen ERP-Systems, das seit 2012 im Einsatz war: 

„Dieses war nicht nur teuer im Unterhalt, sondern auch sehr ressourcenintensiv in der Anwendung. Aufgrund mangelnder Benutzerfreundlichkeit wurden viele Prozesse – wie Planung, Dienstpläne oder Leistungsberichte für Fördermittelgeber – zusätzlich in Excel abgebildet. Das wollten wir ändern, denn es war fehleranfällig und schränkte unsere Flexibilität erheblich ein“, so Van Os. 

Darüber hinaus sollte die neue Anwendung datenbasierte Entscheidungsprozesse ermöglichen. Deshalb startete SKVR 2021 ein Vergabeverfahren. 

„Wir prüften sowohl eine Weiterentwicklung unseres damaligen Systems als auch branchenspezialisierte Anbieter. Doch aufgrund unserer Vielschichtigkeit fanden wir nirgendwo eine passende Lösung – bis wir über den Systemintegrator Backbown auf Thinkwise aufmerksam wurden. Letztlich erhielten sie den Zuschlag.“ 

„Für unsere unterstützenden Bereiche lag eine Einsparvorgabe vor – die Umsetzung des Projekts hat dabei deutlich geholfen“, sagt Van Os. 

SKVR hat mehrere entscheidende Vorteile realisiert: 

• Zeitersparnis und Effizienz: Mit einem Drittel weniger Personalaufwand wird das gleiche Ergebnis erzielt.
• Beschleunigte Fördermittelabrechnung: Team- und Projektleitungen erstellen ihre Berichte direkt in CORE – die Prüfung erfolgt nun bereits im August statt wie früher im Herbst.
• Bessere Planung und Steuerung: Dank integrierter Planungs- und Prognosefunktionen behält SKVR jederzeit den Überblick und kann bei Bedarf frühzeitig gegensteuern.
• Verbesserte interne Kontrolle: Lehrkräfte melden sich selbst an, sehen die erwartete Anwesenheit und erfassen die Teilnahme digital – das sorgt für Klarheit und Entlastung.
• Mehr Eigenverantwortung und Fokus: Mitarbeitende verwalten ihre eigenen Registrierungen und sehen sofort die Auswirkungen – der Fokus liegt wieder auf dem Wesentlichen: dem Unterricht und der Organisation sinnstiftender Aktivitäten. 

SKVR hat den gesamten Projektverlauf – von der Ausschreibung bis zur MVP-Auslieferung – intensiv evaluiert. Auf Basis dieser Erfahrungen gibt Van Os folgenden Rat für Organisationen, die vor einer ähnlichen Herausforderung stehen: 

• Sorgfältige Vergabevorbereitung: Führe eine fundierte Due Diligence durch, hole Referenzen ein oder fordere einen Proof of Concept an. 
• Klare Projektstruktur intern: Trenne Projektleitung und inhaltliche Verantwortung – idealerweise organisatorisch separat vom Tagesgeschäft. 
• Realistischer Umgang mit Komplexität: Sei offen und ehrlich darüber, wie komplex eine Systemumstellung ist – und reduziere gegebenenfalls andere Aktivitäten parallel. Voraussetzung: Die Geschäftsprozesse müssen sauber aufgesetzt sein. 
• Es ist kein reines IT-Projekt: Die Einführung verändert die Organisation und die Art der Zusammenarbeit grundlegend – das sollte nicht unterschätzt werden. 
• Frühzeitige Einbindung der Mitarbeitenden: So entsteht ein Anforderungskatalog, der die gesamte Organisation widerspiegelt – und damit auch die nötige Akzeptanz.