Customer Succes Story – VDL Groep

VDL Groep is een internationaal industrieel familiebedrijf met 93 werkmaatschappijen, 16.000 medewerkers en is in 19 landen actief. De eigengemaakte ERP Software was technologisch verouderd en niet meer geschikt voor toekomstige functionele uitbreidingen. De VDL-werkmaatschappijen moesten sneller over data beschikken en de bedrijfsprocessen moesten efficiënter ingericht en geprofessionaliseerd worden. Deze uitdaging was Thinkwise op het lijf geschreven. De bestaande ERP software werd gemoderniseerd en uitgebreid en is klaar voor verdere nationale en internationale groei.

Uitdaging

VDL werkte al ongeveer dertig jaar met het eigen in RPG ontwikkelde PBS. Dit staat voor Productie Besturings Systeem. PBS werd gebruikt door de VDL-werkmaatschappijen om het logistieke proces te ondersteunen. De basis voor PBS vormde het VDL gedachtengoed. De focus lag hierbij op het orderresultaat en een specifieke manier van omgaan met verkoopen productieorders. De sturing op basis van toegevoegde waarde en managementrapportages, die voor elk VDL-bedrijf dezelfde gegevens bevatte, is ook nu nog een belangrijk onderdeel van het VDL gedachtengoed. Alle PBSfunctionaliteit moest blijven bestaan. Alle bestaande randapplicaties moesten geïntegreerd worden zoals ook het kwaliteitsmanagementsysteem, VDL Extra, en de door Thinkwise gerealiseerde EDI Engine voor het beveiligd elektronisch berichtenverkeer. VDL Extra was eerder samen met Thinkwise ontwikkeld om te voldoen aan de strenge eisen van de automotive en de ISO/TS16949 norm en was al in gebruik bij zeven werkmaatschappijen.

Oplossing

In het eerste jaar is gestart met het moderniseren van het bestaande PBS naar het moderne Thinkwise platform en het integreren van VDL Extra naar één geïntegreerde softwareoplossing: VBS. Dit staat voor VDL Besturings Systeem. Daarbij werd ook de Thinkwise EDI Engine toegevoegd. Een engine waar op jaarbasis meer dan 41000 berichten geautomatiseerd uitgewisseld worden met bijvoorbeeld Volvo, DAF, Bosch en Schmitz. PBS is in één jaar volledig vervangen, uitgebreid en gemoderniseerd. Vervolgens is VBS geïmplementeerd bij twee pilotbedrijven. Na deze succesvolle pilots is het vervolgtraject gestart. Het is de bedoeling dat VBS binnen twee jaar wordt geïmplementeerd bij 33 werkmaatschappijen door vier parallelle VDL/Thinkwise teams. De implementatietijd per bedrijf is gemiddeld zes weken. Tijdens dit traject zijn er nog vijf werkmaatschappijen bijgekomen die niet met PBS werkten. Deze bedrijven gebruikten een andere ERP-applicatie (zoals bijvoorbeeld SAP R/3) en zijn binnen twaalf weken overgezet naar VBS. VBS is nu succesvol geïmplementeerd bij 25 werkmaatschappijen. Medio 2018 zullen naar verwachting 38 werkmaatschappijen operationeel zijn met VBS, met in totaal circa duizend eindgebruikers.

Resultaat

Met VBS beschikken de VDL-werkmaatschappen over één geïntegreerde software-oplossing. Alle functionele afdelingsprocessen zijn volledig geïntegreerd en geautomatiseerd. Hierdoor is informatie altijd realtime beschikbaar. Dubbele invoer van gegevens is verleden tijd. Geïntegreerde BI zorgt ervoor dat alle strategische managementinformatie op elk moment volledig inzichtelijk is. Er is een financiële koppeling met SAP R/3 FI. Orderverwerking is geoptimaliseerd. Er is geen papieren overdracht meer nodig naar de inkoper. Dit wordt automatisch afgehandeld in VBS. Er
is direct inzicht in behoefte van materialen, uren en tijd. Daarbij is EDI uitgebreid met een koppeling naar de leveranciers. Er is hier nu geen handmatige verwerking meer nodig. Dit verhoogt
de efficiency en verkleint de kans op fouten. Voorheen was één persoon hier fulltime mee bezig. Door de korte inleertijd van gemiddeld drie dagdelen per persoon kunnen nieuwe medewerkers snel met het systeem aan het werk. Tot slot is het belangrijk dat het VDL gedachtengoed behouden is gebleven.

Toekomst

VBS is eenvoudig in gebruik en klaar voor de toekomst. Wijzigingen en uitbreidingen zijn eenvoudig en snel te realiseren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de uitbreiding van de serviceorders met een module serviceverlening voor het automatisch afhandelen en verwerken van het onderhoud op voertuigen. De VBS Credit Management Tool gaat breder ingezet worden zodat er bij het invoeren van een order voor een klant direct een melding verschijnt wanneer deze niet kredietwaardig is. VDL heeft met VBS de perfecte basis om alle innovatieve plannen te realiseren en meer bestaande pakketten te integreren.