7 signalen dat je IT-landschap je organisatie afremt
Niemand begint zijn werkdag met de gedachte dat zijn verouderde systemen hem vandaag weer gaan tegenwerken. Toch gebeurt dat in veel agri- en foodbedrijven dagelijks. We noemen het alleen anders. Het heet dan een vertraagd project of een koppeling die niet wil, terwijl de eigenlijke oorzaak elke keer hetzelfde is.
Legacy-IT kondigt zich zelden aan met één groot incident. Het sluipt binnen via kleine frustraties die je pas als geheel ziet zodra je ze bij elkaar optelt. Hieronder zeven signalen waaraan je het herkent, met telkens een korte toelichting waarom het meer impact heeft dan je zou denken.
1. Kleine wijzigingen duren onevenredig lang
Neem een simpele wens als een extra veld op een formulier, of een aangepast proces om aan nieuwe regelgeving te voldoen. In een gezond IT-landschap zijn dat kwesties van dagen, hooguit enkele weken. In een legacy-omgeving verdwijnen ze standaard in de planning van "de volgende release", die vervolgens vier tot zes maanden verderop ligt.
Het echte signaal zit niet in de wachttijd zelf, maar in hoe je collega's erover praten. Zodra iedereen is gaan accepteren dat alles "nu eenmaal lang duurt", bepaalt het systeem de snelheid van je organisatie. En dat voelt iedereen, ook mensen die zelf geen weet hebben van IT.
2. Er is één persoon die écht weet hoe het werkt
Elk bedrijf heeft wel zo iemand. De collega die er al vijftien jaar werkt en precies weet waarom dat ene script om 3:47 's nachts moet draaien. Bij elke storing gaat de telefoon van hem als eerste over, en ook op vakantie krijgt hij nog Teams-berichten met "Sorry dat ik je stoor, maar..."
Die afhankelijkheid klinkt misschien als een sterke IT-organisatie, maar het is vooral een risico. Op het moment dat die persoon wegvalt, verdwijnt met hem ook de kennis over hoe het landschap écht in elkaar zit. Vaak blijkt pas als hij er niet meer is hoe weinig er eigenlijk gedocumenteerd is.
3. Integraties worden "maatwerkprojecten"
Misschien wil een ketenpartner data met je uitwisselen, of moet er een nieuw WMS aan je ERP gekoppeld worden. Het zou een kwestie moeten zijn van een standaard API-klus. In een legacy-landschap wordt het een eigen project inclusief stuurgroep, businesscase en implementatiepartner. Dat kost tonnen en duurt maanden, en op het moment dat het werkt is iedereen opgelucht. Tot de volgende koppeling zich aandient.
Het gevolg merk je langzaam: je IT-afdeling is vooral bezig met verbinden in plaats van bouwen. En je kunt niet meer spontaan ja zeggen tegen een partner die morgen wil integreren.
4. Rapportages komen uit Excel, niet uit systemen
Vraag je controller of je duurzaamheidsmanager eens hoe ze hun cijfers opstellen. Als het antwoord begint met "Nou, ik exporteer eerst uit het ERP en dan gooi ik er een tabje bij uit productie...", dan draaien je rapportages op menselijke lijm.
Dat werkt prima, totdat er haast is of iemand ziek wordt. Of totdat een retailer om real-time cijfers vraagt in plaats van een maandrapportage. De data is er meestal wel, alleen zijn de systemen niet zo ingericht dat ze er zelf betekenis uit halen.
5. Elke nieuwe wet vraagt om een nieuw project
Elke nieuwe regelgeving, of het nu EUDR is of de registratie van bestrijdingsmiddelen, levert dezelfde vraag op: "Kan ons systeem dit aan?" En daarna volgt een project om het systeem "dit" te leren.
In een flexibel IT-landschap absorbeer je dat soort wijzigingen zonder dat er telkens een nieuw implementatietraject aan vastzit. In een legacy-landschap wordt elke wetswijziging opnieuw een IT-probleem. Dat is niet alleen duur, het maakt ook dat je compliance altijd achter de feiten aan loopt.
6. Mensen hebben eigen oplossingen gebouwd om het systeem heen
Kijk eens rond op kantoor of op de werkvloer. De kans is groot dat je Excel-sheets en gedeelde mappen aantreft die in de praktijk stukjes workflow vervangen die eigenlijk in het systeem zouden moeten zitten. Soms kom je zelfs oude Access-databases tegen die nog altijd een belangrijk zijproces ondersteunen.
Die schaduw-IT ontstaat niet omdat mensen graag in Excel werken. Ze bouwen er zelf iets omheen omdat het hoofdsysteem niet meebeweegt met de werkelijkheid. Op korte termijn is dat handig. Op lange termijn heb je een verzameling datasilo's en foutbronnen, met kennis die verdwijnt zodra de maker vertrekt.
7. AI-plannen stranden op "eerst de data op orde"
De directie wil AI, de markt roept om AI, en er zijn volop use-cases beschikbaar in de sector. Toch stranden pilots steeds op hetzelfde punt: de data is niet schoon genoeg of niet op te halen zonder handmatige export.
"Eerst BI, dan AI," zoals IT-manager Frank Wester van Koninklijke Vezet het verwoordt. Zonder een fundament van betrouwbare, toegankelijke data haal je weinig waarde uit AI, hoe goed het model ook is. Het probleem zit zelden in het model. Het zit in wat je het model te eten geeft.
Hoe het zich opstapelt
Op zichzelf is elk van deze signalen te overleven. De meeste organisaties hebben er wel een paar en draaien prima. Het wordt pas lastig als ze samen optreden, want dan versterken ze elkaar.
Omdat wijzigingen lang duren, bouwen mensen er hun eigen Excel-sheets omheen. En zodra kennis bij één persoon zit, durft niemand meer aan die oude applicatie te komen. Zo wordt legacy-IT geen afgebakend probleem dat je eens per jaar op de directieagenda zet, maar een stille rem op alles wat je als organisatie wilt doen.
Van herkenning naar beweging
Herkenning is het makkelijke deel. De vervolgvraag is lastiger: wat kost elk signaal je eigenlijk aan tijd en gemiste kansen? Die kosten zichtbaar maken voor de directie is waar veel organisaties vastlopen. Daar gaan we in een volgende blog verder op in.
Voor nu een praktische vuistregel: herken je meerdere signalen uit deze lijst, dan is het een goed moment om het gesprek aan te gaan. Niet meteen over een groot vervangingsproject, maar over waar je vandaag kunt beginnen om je IT-landschap weer wendbaar te maken.