Das Modernisierungs­paradox

Jede Organisation arbeitet mit IT-Systemen, die einst bewusst für die Anforderungen ihrer Zeit entwickelt wurden. Solange ein System zuverlässig läuft, wird es nicht ohne Weiteres ersetzt. Doch Organisationen entwickeln sich weiter, Märkte verändern sich und neue Technologien entstehen, während viele IT-Systeme weitgehend unverändert bleiben.

Ein ERP-System etwa kann die Anforderungen von vor fünfzehn Jahren hervorragend abbilden und heute dennoch an Grenzen stoßen, wenn es um die Anbindung moderner Datenplattformen oder neuer digitaler Services geht. So wächst mit der Zeit der Abstand zwischen dem, was eine Organisation erreichen will, und dem, was ihre bestehenden Systeme ermöglichen.

Fast die Hälfte der Organisationen (45 Prozent) arbeitet mit geschäftskritischen Anwendungen, die zehn Jahre oder älter sind. Das Alter allein sagt noch nichts über ihre Qualität aus. Doch Systeme, die vor zehn oder mehr Jahren entwickelt wurden, entstanden unter anderen technologischen und regulatorischen Rahmenbedingungen, zu einer Zeit, in der Cloud-Architekturen deutlich weniger verbreitet waren und viele heutige Anforderungen an Security, Compliance und Integration noch keine Rolle spielten.

Auf die Frage, ob sie ihre IT-Landschaft heute noch einmal genauso aufbauen würden, sagen 41 Prozent, sie würden es größtenteils oder vollständig anders machen.

An langfristigen Plänen fehlt es den Organisationen nicht. Sieben von zehn (72%) haben eine Mehrjahresstrategie für die Modernisierung, doch bei fast der Hälfte (42%) hinkt die Umsetzung hinter der Planung her. Hier wird das Paradox erstmals in Zahlen sichtbar.

Das Alter der IT-Systeme ist das eine. Entscheidend ist, welche Folgen veraltete Strukturen für die Organisation haben. IT ist längst keine reine Unterstützungsfunktion mehr, die im Hintergrund läuft. Die Systeme beeinflussen unmittelbar, was eine Organisation umsetzen kann und wo ihr Grenzen gesetzt sind.

Genau darin liegt das Problem: Die IT ermöglicht strategische Entwicklung nicht mehr im nötigen Maß, sondern wird selbst zum begrenzenden Faktor.

Das zeigen auch die Zahlen. 56 Prozent der Organisationen haben in den vergangenen zwei Jahren eine strategische Chance nicht genutzt, weil ihre IT-Systeme sie nicht ausreichend unterstützen konnten. Die Folgen veralteter IT sind damit längst nicht mehr abstrakt. Sie zeigen sich in verlorenen Aufträgen, verzögerten Expansionen oder Chancen, die Wettbewerber nutzen.

In einem Drittel der Organisationen (31 Prozent) sind IT- und Unternehmensstrategie nur begrenzt oder gar nicht aufeinander abgestimmt. Das wirkt sich unmittelbar darauf aus, wie schnell neue Chancen genutzt werden können. Zwar gibt mehr als die Hälfte (56 Prozent) an, mit den bestehenden Systemen schnell reagieren zu können. Für den übrigen Teil der Organisationen wird die IT jedoch zum Bremsfaktor, wenn Geschwindigkeit gefragt ist.

Besonders deutlich zeigt sich das bei fragilen Systemen: 33 Prozent treffen IT-Entscheidungen eher aus Sorge vor Störungen als aus strategischen Überlegungen. Wo die Angst vor Ausfällen dominiert, verliert die IT ihre Rolle als Ermöglicher und wird zum Risikofaktor für Veränderung.

Die Mehrheit der Organisationen (59 Prozent) gibt an, dass die Beschränkungen ihrer bestehenden Systeme strategische Entscheidungen stark bis sehr stark beeinflussen. Damit prägt die IT zunehmend die Strategie, statt sie zu unterstützen.

Modernisierung wird so von einer rein technischen zu einer betriebswirtschaftlichen Frage. 41 Prozent erleben ihre IT-Systeme bereits als Wachstumsbremse. Die Kosten des Aufschubs zeigen sich deshalb nicht nur in steigender Wartung, sondern auch in verlorenen Wachstumschancen.

Hinzu kommt: In 54 Prozent der Organisationen wird die IT-Strategie überwiegend von der IT-Abteilung bestimmt, obwohl ihre Auswirkungen die gesamte Organisation betreffen.

Die Entscheidungen liegen häufig bei einer kleinen Gruppe, und dasselbe gilt für das Wissen, das die Anwendungen am Laufen hält. In 60 Prozent der Organisationen besteht eine starke bis vollständige Abhängigkeit von wenigen Spezialisten. Gerade bei Legacy-Anwendungen ist dieses Wissen oft auf einzelne Personen konzentriert. Viele dieser Fachkräfte sind schwer zu ersetzen und nähern sich dem Ruhestand. Zugleich ist ihr Wissen häufig nur unzureichend dokumentiert: Was über Jahre in den Köpfen weniger Spezialisten gewachsen ist, steht oft nirgends sonst.

Diese Abhängigkeit wird zunehmend kritisch: Acht von zehn Organisationen (81 %) sehen ein reales Risiko, in den kommenden drei Jahren kritisches IT-Wissen durch Ruhestand oder Personalabgänge zu verlieren. Dieses Risiko liegt nicht in ferner Zukunft, es ist bereits heute relevant. Wenn zentrales Wissen auf wenige Personen konzentriert ist, kann mit deren Ausscheiden auch die Fähigkeit verloren gehen, Anwendungen zuverlässig zu betreiben, anzupassen und sicher weiterzuentwickeln.

Die Abhängigkeit beschränkt sich dabei nicht auf die eigenen Mitarbeitenden. Fast die Hälfte der Organisationen (48 %) sieht auch die Abhängigkeit von großen globalen Technologie- und Plattformanbietern als Risiko für Kontrolle und Autonomie über die eigene IT-Umgebung. Kritisches Wissen liegt damit teilweise bei wenigen internen Spezialisten, zentrale technologische Abhängigkeiten zugleich bei externen Anbietern. In beiden Fällen verfügt die Organisation nicht vollständig selbst über die Voraussetzungen, ihre IT souverän zu steuern.

Abhängigkeit von Menschen und Anbietern hat ihren Preis. In fast der Hälfte der Organisationen (48 %) fließt mehr als die Hälfte des IT-Budgets in Wartung. Wartung lässt sich zwar nie vollständig vermeiden, auch moderne Software muss gepflegt und aktuell gehalten werden. Entscheidend ist jedoch der Aufwand: Während sich moderne Systeme vergleichsweise effizient betreiben und aktualisieren lassen, steigen die Kosten bei veralteten Anwendungen häufig weiter an. Je älter und spezieller die Systeme, desto teurer wird häufig das Wissen, das nötig ist, um sie am Laufen zu halten.

Die Hürden für eine Modernisierung sind vielfältig. An erster Stelle stehen die Kosten für Austausch oder Migration.

Gleichzeitig ist der Anspruch klar, das Verhältnis von Wartung und Innovation umzukehren. 63 % erwarten, dass sich die IT-Investitionen in den kommenden drei Jahren stärker in Richtung Innovation verschieben. Ob das gelingt, hängt jedoch davon ab, ob die bestehenden Hürden tatsächlich abgebaut werden.

An Problembewusstsein fehlt es nicht: Gut die Hälfte der Organisationen (57 %) hat ein klares Bild von den Kosten und Risiken, die mit dem Betrieb der bestehenden Systeme verbunden sind. 51 % betrachten Modernisierung zudem als strategische Investition und nicht nur als Kostenfaktor. Gleichzeitig räumt mehr als ein Drittel (37 %) ein, dass Technologieentscheidungen von vor zehn Jahren heute mehr kosten, als sie einbringen. Das Problem ist damit weniger die fehlende Einsicht als der Schritt von der Erkenntnis zur Umsetzung.

Legacy-Systeme verursachen nicht nur hohe Wartungskosten und stoßen funktional zunehmend an Grenzen. Sie entwickeln sich auch zu einem wachsenden Sicherheits- und Compliance-Risiko. Veraltete Software wird häufig seltener aktualisiert, weist bekannte Schwachstellen auf und lässt sich immer schwerer mit aktuellen regulatorischen Anforderungen in Einklang bringen. Fast sechs von zehn Organisationen (58 %) berichten, dass sie in den vergangenen zwei Jahren einen Vorfall erlebt haben, der direkt auf veraltete Software zurückzuführen war.

Dennoch ist Security bislang kein dominanter Treiber für Modernisierung. Nur 14 % nennen einen Security-Vorfall oder ein Datenleck als wichtigsten Grund, eine Modernisierung zu beschleunigen. Das ist bemerkenswert, denn entsprechende Vorfälle sind längst keine Seltenheit. Viele Organisationen erleben sie, ziehen daraus aber nicht automatisch die Konsequenz, ihre Systeme grundlegend zu erneuern. Das Risiko ist bekannt, der Handlungsimpuls bleibt dennoch begrenzt.

Gleichzeitig spielt Security bei Investitionsentscheidungen durchaus eine Rolle. Für 20 % wären nachweisbare Verbesserungen bei Security und Compliance der stärkste Grund, in Modernisierung zu investieren. Bewegung entsteht häufig erst dann, wenn das Risiko konkret wird: durch einen bereits eingetretenen Vorfall oder durch regulatorische Anforderungen, die keinen weiteren Aufschub zulassen.

Keine Technologie steht derzeit höher auf der Agenda als KI. Sie ist einer der stärksten Treiber für beschleunigte Modernisierung, und mit ihr sind große Erwartungen verbunden: schnellere Prozesse, bessere Entscheidungen und neue digitale Services.

Damit KI dieses Potenzial entfalten kann, braucht sie jedoch die richtigen Voraussetzungen: strukturierte und zugängliche Daten, flexible Schnittstellen und IT-Systeme, die Veränderungen ermöglichen, ohne dass jede Anpassung zum Risiko wird. Genau daran fehlt es bei vielen gewachsenen IT-Landschaften.

Das betrifft die Mehrheit der Organisationen. Nur 11 % sind vollständig in der Lage, neue Technologien ohne Anpassungen in ihre bestehende IT-Umgebung zu integrieren. Für die große Mehrheit setzt der Einsatz von KI daher zunächst Veränderungen an der vorhandenen Systemlandschaft voraus. Wie umfangreich diese ausfallen, unterscheidet sich deutlich: 21 % benötigen erhebliche Investitionen, bevor neue Technologien überhaupt sinnvoll eingesetzt werden können. Für diese Organisationen beginnt KI nicht mit der Einführung eines neuen Tools, sondern mit der Modernisierung des technologischen Fundaments.

Und das Problem reicht über KI hinaus. Bei 23 % sind die bestehenden Systeme grundsätzlich nicht flexibel genug, um schnell auf neue Marktchancen zu reagieren, unabhängig davon, ob diese durch KI oder andere Entwicklungen entstehen. Nicht die Ambition fehlt. Es fehlt an einem Fundament, das Veränderung ermöglicht.

Die vorangegangenen Kapitel haben gezeigt, welchen Preis das Aufschieben von Modernisierung hat. Dieses Kapitel richtet den Blick auf die Organisationen selbst: Wie dringend schätzen sie Modernisierung ein? Was bringt sie tatsächlich zum Handeln? Und welche Ergebnisse rechtfertigen aus ihrer Sicht die Investition?

Die Dringlichkeit wird breit erkannt: 52 % halten Modernisierung für dringend bis sehr dringend. Für die Mehrheit ist Modernisierung damit keine langfristige Zukunftsfrage, sondern eine aktuelle Aufgabe.

KI steht an erster Stelle der Faktoren, die Organisationen tatsächlich zum Handeln bewegen.

Auffällig ist: Die Risiken, die in diesem Report besonders deutlich hervortreten – Wissensverlust und steigende Kosten –, werden von den Organisationen selbst nur selten als unmittelbarer Anlass für eine beschleunigte Modernisierung genannt. Offenbar entfaltet KI einen stärkeren Handlungsdruck als wirtschaftliche Argumente allein.

Über das bevorzugte Vorgehen herrscht dagegen weitgehend Einigkeit. 70 % wollen schrittweise modernisieren. Das ist nachvollziehbar: Organisationen möchten Risiken und Kosten beherrschbar halten und den laufenden Betrieb möglichst wenig beeinträchtigen. Doch dieser Ansatz hat auch eine Kehrseite: Schrittweise Modernisierung darf nicht zum dauerhaften Aufschub werden. Ohne klares Zielbild und verbindliche Etappen wird aus einem kontrollierten Vorgehen schnell ein Prozess ohne Fortschritt.

Auch beim gewünschten Ergebnis zeigt sich kein eindeutiges Bild. Am häufigsten wird jedoch eine bessere Unterstützung durch KI genannt. Die Frage ist also: Woran scheitert die Umsetzung?

Nicht nur an Kosten und technischen Hürden, sondern auch am Zögern. 34 % wissen, dass Modernisierung notwendig ist, haben den Schritt aber noch nicht gewagt. Damit schließt sich der Kreis: Die Dringlichkeit ist erkannt, der Weg ist bekannt, doch zwischen Einsicht und Umsetzung bleibt eine Lücke.